Hoppa till huvudinnehåll
RISE logo

Smart schema och förenklad rapportering frigör värdefull assistanstid

Med en komplett webbtjänst för administration av personlig assistans sparar stadsdelsförvaltningen i Stockholmsförorten Farsta både tid och pengar. Kärnan är ett digitalt stöd för smidig schemaläggning och automatiska tidrapporter, som användarna når via smartphone, dator eller surfplatta. Detta minskar risken för fel och frigör tid som kan ägnas åt att ge omsorgstagarna bättre hjälp i sin vardag.

Sedan införandet 2015 har assistansutförarna i Farsta börjat använda allt fler av systemets smarta funktioner och numera görs även tidsredovisningen till Försäkringskassan digitalt.

Nyttoeffekter

Nyttor för omsorgstagarna: Ökad insyn i schemaläggnings- och bemanningsfrågor
Nyttor för verksamheten: Tids- och kostnadsbesparingar, stärkt rapporteringskontroll
Nyttor för samhället: Bättre resursutnyttjande

”Våra assistenter minskar sin administrativa tid med tidsredovisningar. Det frigör resurser för det vi är till för – att ge våra brukare en bättre vardag.” Robin Cianelli, enhetschef för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning.

Verksamhet: Enheten för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning
Användare: Personliga assistenter, brukare eller deras företrädare, administrativ personal

Behov och Utmaningar

Personlig assistans är en verksamhet som kräver stor administration kring varje brukare och assistent. Redovisningen av timmar är viktig och utgör grunden för ersättningen från Försäkringskassan.

– Försäkringskassan kräver fler och fler uppgifter av oss, och fungerar också som kontrollinstans att vi följer arbetstidslagen. Varje månad skickar vi in tidsredovisning för varje enskild assistent, där de intygar att de arbetat enligt de datum och tider som anges, samt en räkning som ska skrivas under av brukaren eller dennes företrädare, förklarar Mille Salomaa-Lindström, enhetschef för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning.

Han poängterar att personlig assistans är en verksamhet som skiljer sig markant från kommunens övriga områden, vilket gör det lätt att hamna vid sidan av när generella system ska införas. Därför måste man ofta söka externa lösningar.

– Vi hade ett externt utvecklat verksamhetsstöd även tidigare, men sa upp det avtalet för två år sedan när vi upptäckte brister som genererade fel. Dessutom var det fortfarande ganska många moment som behövde utföras manuellt, via pappersutskrifter och liknande, säger Mille Salomaa-Lindström, som var enhetschef för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning när det nya verksamhetsstödet skulle upphandlas, men slutade vid enheten hösten 2016.

I den nya upphandlingen efterlyste man framför allt ett enkelt schemaläggningsprogram, där det från schemat skulle finnas en smidig koppling till olika rapporter – för exempelvis tidsredovisning och räkning till Försäkringskassan. Dessutom efterfrågades en dokumentsamlingsmodul.

– Traditionellt har vi haft pappershantering för assistenternas arbetsrutiner. De har skrivits ut och satts i en pärm som används på respektive arbetsplats. Nu vill vi samla dem digitalt, så att alla kan nå dem via internet – av både miljöskäl och tillgänglighetsskäl, säger Mille Salomaa-Lindström, som i denna direktupphandling hade kontakt med fyra olika leverantörer.

Lösning och Funktion

+

Ekonomi

+

Processen

+

Organisationen

+

Fördjupning i nyttoeffekter

Förutom kostnads- och tidsbesparingar innebär det nya digitala verksamhetsstödet ökad säkerhet och kontroll i rapporteringen. I och med att manuella moment tas bort minskar risken för fel, exempelvis när handskrivna noteringar ska tydas och föras över till blanketter för vidare redovisning till Försäkringskassan eller lönekontoret.

– Med effektiv och säker administration kan assistenterna fokusera på det de är till för – att ge våra brukare en bättre vardag. Vi på kontoret kan arbeta mer strategiskt för att stärka kvaliteten i våra assistanstjänster, säger Mille Salomaa-Lindström och påpekar att de nya digitala verktygen också bidrar till ökad förutsägbarhet och trygghet för brukarna.

De får ökad insyn när det gäller schemaläggning och bemanning. Motsvarande gäller även anhöriga, som exempelvis bor på annan ort. Istället för att sitta och ringa, kan de nu via webben se vilka som jobbar och förvissa sig om att assistansen fungerar.

Uppföljning

Förvaltningen ser stora vinster med stödet för digital dokumenthantering och automatiserad tidsredovisning. Nu arbetar man vidare för att även kunna hantera medarbetarnas löneunderlag i samma lösning, på ett sätt om uppfyller stadens krav.

Kommunikation

+

Tidslinje – milstolpar i projektet

+

Lärdomar och Tips

– Manuell handläggning av personlig assistans är inte bara tidskrävande och ineffektivt. Det blir också allt svårare att säkerställa korrekt rapportering, i takt med att nya regler införs och gamla tas bort.

– Att byta verksamhetsstöd är en komplicerad process, som bland annat kräver riskanalys och informationsklassificering. Men tänk på att olika förvaltningar inom samma kommun kan dra nytta av varandras arbete och använda samma förberedande analyser om gemensamma system införs.

– Det tar tid att få in scheman och inloggningsuppgifter. Gör införandet steg för steg, med en grupp i taget, och gå igenom med varje medarbetare exakt hur systemet ska användas.

 

Kontakt

Mille Salomaa-Lindström, enhetschef för personligt stöd vid Farsta stadsdelsförvaltning
 mille.salomaa-lindstrom@stockholm.se
 

Leverantör

Kaustik AB, AiaiOmsorg24 och Kaustik
Namn på tjänsten: Aiai
Kontaktperson: Magnus Crossner
magnus@kaustik.com

Peter Kjäll

Kontaktperson

Peter Kjäll

Fokusområdesledare e-hälsa - Enhetschef

Läs mer om Peter

Kontakta Peter

* Obligatoriskt Genom att skicka in formuläret behandlar RISE dina personuppgifter.