Hoppa till huvudinnehåll
RISE logo

Digital signering minskade avvikelserna och stressen

Lerums kommun har infört ett digitalt signeringssystem som gör att omvårdnadspersonal direkt kan dokumentera och registrera delegerade arbetsuppgifter. Systemet ger överblick, rapporterar vid avvikelser och säkerställer en tryggare vård. Det började som ett pilotprojekt 2014 och har under 2016 införts på bredd i samtliga kommunala, särskilda boenden i Lerum och är sedan november 2019 även i drift på ytterligare tre kommunala LSS boenden Ett resultat är att rehabinsatser som tidigare haft en utförandegrad på cirka 80 procent nu är uppe i närmare 100 procent.

Nyttoeffekter

Omsorgstagarna/patienterna: Säkerställd behandling, ökad patientsäkerhet

Verksamheten: Minskade risker, ökad information, förenklade arbetsuppgifter, minskad stress, bättre överblick

Samhället: Effektivare och säkrare omsorg

”Systemet har effektiviserat sjuksköterskans, fysioterapeutens och arbetsterapeutens arbete genom att förändring i ordinationer syns omedelbart för omvårdnadspersonalen i deras signeringslistor. De behöver inte fysiskt ta sig till patienten för att göra ändringar. ” säger Maria Hansson, utvecklingsledare E-hälsa.

Verksamhet: Lerums kommun, Sektor Stöd och omsorg

Användare: Personal inom äldreomsorgen

Behov och utmaningar

+

Lösning och Funktion

+

Pilotprojekt avslutat – vad hände sedan?

+

Fördjupning i nyttoeffekter

+

Tidslinje – processen

Satsningen på digitala signeringslistor genomfördes som ett pilotprojekt i samband med starten av ett nytt äldreboende. Projektet leddes av en arbetsgrupp och en speciell projektledningsgrupp tillsammans med intern och extern projektledare. Under år 2014 jobbade man med detta:

Februari: Planering och praktiska genomgångar
Utbildning och installation av certifikat
Inmatning av uppgifter kring personal och boende
Upprättande av signeringslistor
Test av trådlöst nätverk och mobila anslutningar

Mars–maj:Komplettering och tillägg av signeringslistor
Test av olika påminnelsefunktioner
Komplettering med kommunens värdighetsgarantier

Juni:Enkätundersökning bland all omvårdnadspersonal
Komplettering av signeringslistorna
Riskanalys och andra kompletteringar inför semesterperiod
Översyn av mobil åtkomst med bl.a. kompletteringar

Augusti:Analys av enkätsvar
Analys av avvikelseutredning samt åtgärder mot dessa
Framtagande av nya rutiner

September-oktober: Mindre förändringar i systemet
Test av iPad Mini
Analys av iBeacons (”taggar”)

November-december:Utbildningsinsatser
Uppstart av systemet på ytterligare ett boende
Teknikbyte till mindre mobila enheter
Planering för uppstart på ett tredje boende
Teknikplanering och investering med komplettering av mobilt bredband

Under 2015 genomfördes ytterligare tester och planering inför breddinförande.

2016 breddinfördes systemet på alla kommunala särskilda boenden och man jobbade aktivt med systemförvaltning.

Organisationen och politiken

Initiativet till projektet kom från den egna verksamheten som uppmärksammat ett stort problem och sett en möjlig lösning. Projektet planerades och genomfördes i den egna förvaltningen med stöd av systemleverantören och till viss del av IT-enheten. Reaktionerna från övriga delar av kommunen, den kommunala IT-organisationen och den politiska organisationen har varit övervägande positiva. Det är viktigt att alla yrkesroller och verksamheter har vetskap om sitt arbetsområde kring systemet, men även har kunskap om hur systemet är sammankopplat och kan se helheten.

Uppföljning: Sedan 2016 är systemet en del av den ordinarie verksamheten och uppföljs enligt kommunens ordinarie rutiner.

Lärdomar och tips

Viktigt att personalen känner att nya lösningar innebär förbättringar och att de inte känner att de behöver lägga mer tid på dokumentation och teknik än på omvårdnad.
Säkerställ god täckning för de mobila enheterna med wifi/mobilnät. Om personalen upplever täckningen som dålig blir lösningen inte lika användbar. Driftstörningar kräver också någon form av alternativ uppkoppling. Gör dessa kontroller i god tid och upprätta tydliga riktlinjer för vem som ansvarar för vad. Införande i ordinärt boende med annan infrastruktur, såsom mobilnät och annat arbetssätt, anses kräva mer förarbete.
Inför uppstartsarbetet är det viktigt att göra en tydlig kartläggning av befintliga resurser och en riskbedömning för införandet.

Själva systemet är lättanvänt och med utbildning i samband med uppstart kan personalen direkt komma igång. Arbetssättet kan dock vara nytt och kräva nya rutiner och riktlinjer.
Genom att ge personalen möjligheter att påverka systemets innehåll och uppbyggnad är det lättare att få ett system som motsvarar verksamhetens krav och förväntningar.
Verksamheten blir beroende av att tekniken fungerar. Därför är det viktigt att ha bra supportavtal med leverantör och backup-rutiner när systemet inte fungerar.
Viktigt med förankring, samverkan, dokumentation om rutiner/ansvarsfördelning/system samt att systemförvaltning behöver komma in tidigt i processen.
Digital signering är ekonomisk kostsamt och det är viktigt att följa upp alla typer av effekter (nytta, ekonomi med mera) av tekniken/systemet.

Tjänstens namn MCSS – Medication and Care Support System.

Digitala signeringslistor "http://www.vastkom.se/samverkansomraden/esamhalletdigitalisering/genomf…"

Kontakt: Kristoffer Ekelund, Kristoffer.Ekelund@lerum.se

Leverantör:  Appva ABOm tjänsten

Peter Kjäll

Kontaktperson

Peter Kjäll

Fokusområdesledare e-hälsa - Enhetschef

Läs mer om Peter

Kontakta Peter

* Obligatoriskt Genom att skicka in formuläret behandlar RISE dina personuppgifter.