Ny modern utbildningsmetod sparar tusentals arbetstimmar i Helsingborg

För att kunna göra delegeringsutbildningen mer effektiv gjorde kommunen ett testprojekt där man istället spelade in filmer som går igenom det material som all omvårdnadspersonal måste kunna. Den individuella medarbetaren kunde då logga in och titta på filmerna när det passade deras eget schema. Filmerna visar även upp hur man ska ge olika läkemedel, vilket gör att informationen blir lättare att ta till sig än om det bara presenteras i textformat.

Pilotprojektet var designat så att medarbetarnas kunskaper först validerades genom ett diagnostiskt test där man var tvungen att få samtliga rätt innan man kunde genomföra ett slutgiltigt kunskapstest som tog ungefär 20 minuter. Medarbetaren hade bara ett försök att klara provet, och fick man underkänt var man tvungen att gå på ett seminarium där man fick mer individuell utbildning.

Runt 300 medarbetare deltog i pilotprojektet, och en upphandling pågår nu för att hitta en e-learning plattform som kan användas av alla medarbetare inom vård- och omsorgen, samt även personal inom ekonomi, administration och ledning.

Då vård- och omsorgsförvaltningen befinner sig i en upphandlingsprocess för en e-learningplattform kan de inte ge en exakt prognos för vad projektet kommer kosta, men utgifterna för pilotprojektet bestod till största del av licenskostnader för användarna, säger Marcus Pellinen. En användare kostar mellan 60 och 90 kronor per år, men besparingarna man gör när det gäller arbetstimmar är betydligt större.

Det är svår att räkna in i kronor då medarbetarna utbildar sig på den egna arbetsplatsen. Således är det svårt att beräkna den totala arbetstiden som läggs på de utbildningar som finns i systemet. Vi tror dock att vi lyckats reducera totaltiden för utbildningarna, samt att flexibiliteten för kunskapsinhämtning har ökat vilket främjar verksamhet, medarbetare och kunder.

-Det är väldigt kostnadseffektivt. Om man halverar tiden man lägger på varje utbildning har man ju gjort en enorm besparing av arbetstid som vi kan omfördela till mer kundnära insatser. Samtidigt ger det oss utrymme för att växa i framtiden, säger Marcus.

Testprojektet utfördes mellan januari och mars 2016, men arbetet för kommunen började runt sex månader tidigare. Först hölls möten med leverantören av plattformen för att diskutera vilka metoder som skulle fungera bäst och hur man kunde anpassa systemet för det sätt som kommunen vill arbeta på. Sen bildades två olika team inom vård- och omsorgsförvaltningen, ett som fokuserade på själva utbildningen och hur man skulle presentera materialet, och ett som jobbade mer utifrån ett helhetsperspektiv om hur systemet kunde bli så lättillgängligt som möjligt för medarbetarna och matchas med nuvarande arbetsprocesser.

Fördjupning i nyttoeffekter

Den mest mätbara effekten av att använda e-learning är tidsbesparingen som görs. Istället för att lägga en halvdag på att gå på den traditionella undervisningen kan användare nu göra hela utbildningen på sammanlagt en timme, och den tiden kan även delas upp över flera dagar. Filmerna som utgör själva utbildningen har en sammanlagd längd på cirka 22 minuter, och det slutgiltiga kunskapsprovet tar ungefär lika lång tid. Det diagnostiska provet som gjordes innan det slutgiltiga testet tog cirka 10-15 minuter och fick göras hur många gånger som helst. Systemet gör att medarbetare enkelt kan planera när man vill göra utbildningen på sin egen arbetsplats, utan att behöva resa någonstans.

Liknande tidsbesparingar kan även göras för andra delegeringsutbildningar för sondmatning, syrgas, insulin, etc.

– Ambitionen är att ha så många utbildningar som möjligt på e-learning plattformen, säger Ulrika Fridolf.

Samtidigt får de olika avdelningarna möjlighet att schemalägga utbildningen av sin personal på ett sätt som passar deras egna behov. I slutändan är det sen upp till den individuella medarbetaren att faktiskt göra själva utbildningen, vilket förvaltningen menar leder till en ökad ansvarskänsla.

– Vi blir en än mer modernare arbetsgivare när vi ökar medarbetarnas egenansvar. Om man känner att man leder sig själv skapar det värde. Tidigare fick man allt serverat, nu måste man ta lite mer egenansvar för att planera när man ska göra sin utbildning och ta till sig materialet. Det är mer attraktivt att arbeta på det sättet när man får ta sitt eget ansvar för att utvecklas som individ, säger Marcus Pellinen.

Med digital undervisning kan en person även gå över materialet flera gånger om det behövs, vilket kan vara viktigt för personal som har svenska som andra språk eller som har läs- och skrivsvårigheter. 

• En tid efter det att fallstudien gjordes, blev upphandlingen  klar och man körde igång med en lärplattform för medarbetarna. Det har överlag fallit väl ut och hanterar cirka 3000 personer och har idag nio olika utbildningar för i första hand omvårdnadspersonal men till viss del även legitimerad personal.

• Nyttorna är idag ungefär detsamma som då, för medarbetarna innebär det att dom i större grad kan planera sin tid för att göra sina utbildningar. Genom material och övningstest kan dom förbereda sig väl inför slutprovet. Gången för utbildningen är tydlig. Genom systemintegration behöver man idag inte uppge användarnamn och lösenord för att logga in, utan alla medarbetare landar automatiskt i systemet inom ett par veckor efter det att deras anställning är klar i personalsystemet. Alla som utbildar sig i systemet får samma information och kunskap.
• När det gäller nyttan för verksamheterna så innebär det en viss ökad administration runt utbildningarna för legitimerad personal, en grupp som redan idag har mycket på sitt bord men det pågår ett ständigt arbete runt detta bland utbildningsgrupp och systemförvaltare. Men tidsvinsterna i att utbildningarna och slutproven görs ute i verksamheterna är fortfarande ändå stora. Systemet finns dessutom som en väl fungerande app så verksamheterna är inte fast i att man måste ha en dator för att göra utbildningen utan man kan göra det på mobilen eller en surfplatta.

• System för E-learning utvecklas ständigt och det tillsammans med den stora massan av personal som ska hanteras kräver att det finns en tydlig arbetsgrupp och ägare av de olika utbildningarna. En lärdom man nu tar med sig in i det nya e-learning-system som kommer att implementeras under 2020.  

• Någon analys av nyttan har inte gjorts.

• Har ni satsat på fler digitala lösningar?                              Veronica Jonsson jobbar på en relativt nybildad avdelning på vård och omsorgsförvaltningen som heter Avd. för digitalisering och välfärdsteknik där hon arbetar som välfärdstekniker/systemförvaltare tillsammans med verksamhetsutvecklare, andra systemförvaltare och projektledare. Där arbetar de tillsammans för att stärka den digitala mognaden och implementera digitala lösningar tillsammans med verksamheterna. Det ska inte bara vara ”fräckt och fräsigt” utan faktiskt vara efterfrågat av slutanvändarna och till nytta av det vi arbetar för; kunderna/vårdtagarna och brukarna. I dagarna så blev avtalet för digitala lås klart och ska nu startas upp ute i hemvården, användandet av det digitala mätverktyget Tena Identifi står i startgroparna, ett nytt stadsgemensamt LMS ska rulla igång under 2020, digitala tillsyn både natt och dag, ska komma igång ännu mer, användandet av medicinpåminnare håller på att ses över, vårt verksamhetssystem står inför en stor uppdatering och på det rullar vi, tillsammans med representanter från verksamheterna, ut små mindre projekt som rör både digitalisering och/eller välfärdsteknik.

Har leverantören av lösningen/lösningarna utvecklat lösningen vidare?

• När det gäller vårt e-learning-system så är det bra men inte helt optimalt för verksamheten och eftersom avtalet med företaget börjar närma sig slut utan möjlighet till förlängning utan en upphandling har de därför varit med i projektgruppen som tittat på ett stadsgemensamt LMS där de tittat på olika demos och scenarios från andra leverantörer. Vi vet ju idag vad som fungerar bra och som inte fungerar så bra och den kunskapen tar vi med oss in i det nya, säger Veronica. Personal inom vård och omsorg är väldigt rörliga och en del i att vara en attraktiv arbetsgivare så måste vi ha ett e-learningsystem som ser bra ut, uppmuntrar till eget lärande, är överskådligt för chefer och administratörer och inte minst måste det vara lätt för HSL-personalen som är examinatorer i flera av kärn-utbildningarna, att administrera och följa upp omvårdnadspersonalen.