Det räcker egentligen att ladda ner valfri träningsapp så kommer du inom några minuter att ha stött på det som på svenska kallas för spelifiering (från engelskans gamification). Appen kommer att försöka få dig att träna mer genom att ge dig belöningar när du har klarat vissa mål, till exempel en stjärna när du har gjort din första femkilometersrunda.  

– Enkelt uttryckt är spelifiering när du tillämpar idéer från spel i den vanliga vardagen, det vill säga att man använder spelmekanismer i icke-spel-sammanhang, säger László Sall Vesselényi. 

Direkt feedback skapar positiva känslor

För även om de flesta vet att det är bra i längden att till exempel träna kanske man inte känner sig motiverad just nu, när det är kallt eller regnigt eller stressigt på jobbet. Men med hjälp av spelifiering kan användaren få direkt feedback på att hen gjort något bra, och det i sin tur triggar positiva känslor som skapar en vilja att fortsätta mot målet. 

– Människan är inte bara en informationsvarelse, och om du till exempel läser att något är bra för din hälsa betyder det inte att du automatiskt gör så. Spelifiering kan vara ett bra sätt att stimulera det känslomässiga engagemang som behövs för att beteendet verkligen ska förändras. 

Och det här gäller inte bara i privatlivet, det kan vara minst lika effektivt på en arbetsplats eller i en kundrelation. Men. Samtidigt som spelifiering kan vara ett kraftfullt verktyg kan det fel använt tvärtom skapa negativa effekter. 

– Dåligt genomförd spelifiering kan rentav leda till att det önskade beteendet motverkas. Om du till exempel bakar in en belöning i en aktivitet som tidigare varit obelönad finns risken att människorna helt tappar intresset för aktiviteten om belöningen senare upphör. 

Kartlägger det beteende som behöver förändras 

En annan risk är att ogenomtänkt spelifiering riskerar att belöna fel beteende. För att undvika dessa och andra fallgropar, men också för att få tips och idéer på nya metoder, möjligheter och tekniska hjälpmedel, kan det vara bra att ta hjälp av en expert på speldesign när man ska jobba med spelifiering.   

– Vi som jobbar med det här på RISE hjälper dagligen organisationer som vill lära sig mer om spelifiering och se hur de kan använda det i sin egen verksamhet. 

Bland annat kan forskarna på RISE hjälpa till att identifiera vilket beteende det faktiskt är som behöver förändras, och kartlägga hur det beteendet hör samman med andra och vilka effekter en förändring kan få.  

– Vi kan också hjälpa till att utvärdera om spelifiering är rätt verktyg för just den här organisationen, eller identifiera vilka delar som skulle gynnas av det och var det tvärtom inte passar riktigt lika bra.  

Och i de flesta fall finns det alltid processer eller beteenden som kan stärkas positivt genom spelifiering. 

– Om människor bara nås av information filtrerar de lätt bort den för de kan inte relatera till det, det väcker inget hos dem. Men med hjälp av spelifiering kan vi tillämpa principer som väcker känslor och engagemang och tar förändringen längre än man hade kunnat göra annars.

Cyberattacker, bränder, översvämningar, pandemier och elavbrott är bara några av de störningar och kriser som kan drabba företag och organisationer. Och frågan är snarare när än om man kommer att råka ut för det. Därför behöver alla företag och organisationer jobba med kontinuitetshantering för att lindra effekterna när en störning i verksamheten väl inträffar.

– Flera organisationer är medvetna om detta och har någon typ av kontinuitetshantering. Men i många fall kan det nog bli ganska ad hoc och risken är stor att man missar något. Genom att certifiera sig på området får man ett bra verktyg och en beredskap för när man råkar ut för en störning eller kris så att man minimerar dess påverkan på verksamheten. Allra viktigast är det förstås om man har någon form av samhällsviktig verksamhet, säger Mikael Hägglöf, revisor och tjänsteansvarig för informationssäkerhet och kontinuitetshantering på RISE.

Mindre störningsrisk och lindrigare konsekvenser 

Några exempel på aktiviteter som ingår i arbetet med certifieringen är att kartlägga och analysera kritiska delar av verksamheten, identifiera de resurser som krävs för att verksamheten ska fungera, besluta vilka avbrottstider som är godtagbara, genomföra åtgärder som minskar risken för störningar och lindrar konsekvensen av de som ändå inträffar. I det ingår också att ta fram planer, rutiner och checklistor för att hantera de störningar som uppstår.

– En konkret aktivitet kan till exempel vara att göra en kompetenskartläggning av personalen. Vem klarar av vilka uppgifter och hur ska resurserna fördelas om många inte kan komma till jobbet av någon anledning? En annan är att se till att det finns dokumentation så att andra personer kan lösa uppgifterna. Det är också jätteviktigt att öva på olika scenarion som kan inträffa, antingen som skrivbordsövningar eller live – på samma sätt som militären gör, säger Mikael Hägglöf.  

Aktualiserats av pandemin

I flera andra europeiska länder som Storbritannien är det betydligt vanligare att certifiera sig enligt ISO 22301 än vad det är i Sverige. Men i och med pandemin har frågan kommit på bordet också här, inte minst när det gäller företag som sysslar med samhällsviktig verksamhet. Det har bland annat lett till att MSB, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, tagit fram en lathund för de som ska certifiera sig enligt ISO 22301. Parallellt med det pågår en revision av NIS-direktivet, som är en EU-förordning som handlar om samhällsviktig verksamhet. I den kommer ännu större krav att ställas på att samhällsviktig infrastruktur som energisystem och matproduktion kan upprätthållas under kriser och störningar.

– Förhoppningen är att fler ska se nyttan med att certifiera sig. Förutom den uppenbara fördelen med att säkra det egna företagets överlevnad kan det också innebära en viktig konkurrensfördel, genom den ökade trygghet certifieringen innebär för kunderna. Det spelar ju ingen roll om alla är friska på ens eget företag om man inte kan få det man behöver från sina leverantörer, påpekar Mikael Hägglöf.

I Sverige är RISE det enda certifieringsorganet som är ackrediterade enligt Sveriges nationella ackrediteringsorgan Swedac.

– Oavsett om man planerar att certifiera sig eller inte är det viktigt att man tänker på sin kontinuitetshantering. Alla företag och organisationer som har funderingar kring detta får gärna kontakta oss så kan vi berätta mer om standarden och hur processen går till, säger Mikael Hägglöf.

När beslutsfattare efter en lång process till sist sätter mål för en organisation, en kommun, ett företag eller rent av ett land, så är känslan lätt att jobbet är gjort. För även om alla vet att det är då det egentliga arbetet börjar, så kan det upplevas oöverstigligt att göra det som krävs för att förändra arbetssätt, omforma organisationer och få alla att dra åt ett nytt håll.

– Våra institutioner klarar ofta inte att gå längre än att sätta upp målen. När de väl är satta blir det ändå upp till varje aktör att göra det de kan – eller att låta bli. Finns det då gamla arbetssätt som motverkar de nya målen, så är risken stor att de aldrig nås, säger Daniel Bengtsson som är futurist och senior projektledare inom governance, policy och innovation vid RISE.

Han beskriver hur dagens samhällssystem har svårt att på allvar ställa sig frågan och försöka skaffa sig en grundad uppfattning om hur framtiden kommer att se ut. Dagens samhällsmodeller, grundade i industrialismens ekonomiska, tekniska och sociala processer och målsättningar, lever därför kvar även om de inte är optimala för att nå de mål politiker och företag ofta bestämt sig för att sträva efter idag.

– Organisationer måste ha förmågan att föreställa sig nya samhällen. Hur ser till exempel ett Sverige med netto noll-utsläpp ut? På riktigt? Först när man kan beskriva det, kan vi också se vilka steg som behöver tas och, minst lika viktigt, vilka vägval som behöver göras, konstaterar Daniel Bengtsson.

Snabba förändringar ska mötas av trögrörliga organisationer

Utöver utmaningar om resurser, miljö och klimat behöver offentlig sektor, och företag, ta in hur sådant som en förändrad befolkningspyramid, artificiell intelligens eller en förändrad säkerhetssituation kommer påverka samhället. Det är snabba förändringar och nya hotbilder, som ska mötas av organisationer som idag ofta är trögrörliga och svårföränderliga.

Bengtsson uppmärksammar det arbete som görs i både offentlig sektor och många branscher med färdplaner för att nå uppsatta målsättningar. Det är rätt angreppsätt, menar han, men måste ofta operationaliseras bättre.

– När vi på RISE får bidra i städers, myndigheters eller ibland företags förändringsarbete så börjar vi med att utifrån målsättningar och planer undersöka behov, förutsättningar och strategiska utmaningar på både kort och längre sikt. Utifrån det ger vi förslag på vilka förändringar som behövs i organisationen, och kan skräddarsy ett stöd. Vi märker att det kan ha ett värde att arbeta med oss som oberoende och utomstående aktör. Vi blir ett bollplank för olika mogna förändringsidéer, och kan fungera som en spindel i nätet mellan olika delar av organisationen när medarbetarna själva är i lärande och utveckling och i samverkan med andra aktörer.

Proaktiv governance ger möjligheter till långsiktighet

Daniel Bengtsson beskriver hur styrning och governance ofta har förbisetts, eller varit något som hänvisats till projekt. RISE ingång är istället att skapa permanenta nya kapaciteter hos organisationerna de arbetar med. När många förändringar sker snabbare än tidigare, kan proaktiv governance, eller framsyn, ge möjligheter att ändå arbeta långsiktigt för att nå de fastslagna målen.

– Ett exempel är vårt arbete med Malmö stad. De har en färdplan som verkligen tar ett helhetsgrepp för att nå klimatmålen. Då stöttar vi i planering och implementering. Vi diskuterar hur och genomför lärande i organisationen, ser hur verktyg kan användas och är inne i både coachning, rådgivning, projektledning och såklart forskning. Ändå lämnar vi aldrig Malmös organisation. Det är där förändring ska ske, då är det där vi arbetar, slår Daniel Bengtsson fast.

Inom Governance Innovation Sverige arbetar RISE med likasinnade för att höja kunskapen om hur organisationer kan förändras för att nå gemensamma mål.

– Sverige har haft mycket fokus på teknisk innovation, och det har gjort oss framstående där. Men det är policy, regelverk och beteende som avgör hur vi kan använda de tekniska innovationerna. Där kan vi göra mycket för att få mer självorganiserade och självlärande strukturer, med samverkan som inte begränsas av organisationstillhörighet eller ens den egna organisationens mål i snäv mening. Ska vi lösa de gemensamma samhällsmålen krävs det nya organisationsformer som verkligen skapar bättre villkor för förändring, avslutar Daniel Bengtsson.