Vård och omsorg står inför många utmaningar – personalbehovet är stort samtidigt som vår demografi förändras och allt fler kommer att ta emot vård i hemmen. Och inte minst visade den globala pandemin på behovet av systemomställning i vissa delar, och hur viktigt det är med beredskap och förmåga att snabbt kunna ställa om i händelser av en kris. Inom vården är man van vid snabba beslut och hårda prioriteringar i det dagliga arbetet, men i framtiden kan nya sätt att arbeta med beredskap bli nödvändigt.

Flexibel omställning i industrin

Inom industrin pratar man om Flexibel omställning. Ett koncept som bygger på anpassningsbar produktionsförmåga med hjälp av digitala lösningar och samverkan mellan företag och myndigheter. Ett sätt att tänka som även vård och omsorg kan ha nytta av.

Under pandemin har samverkan mellan sektorerna redan skett.

– Under pandemin, när skyddsutrustningen tog slut så ledde det till en systemomställning – där industrins företag samarbetade med vården för att hitta rätt material och snabbt skala upp en beredskapsproduktion av skyddsutrustning, säger Katrin Skagert, forskare inom produktion och arbetsmiljö.

Industrins flexibla beredskap handlar till stor del om att ställa om från en produktion till en annan – något som det finns allt större möjlighet att med hjälp av modern teknik som exempelvis 3D-print och AI. Inom vården är det dock andra faktorer som spelar roll.

– Där är personal och kompetens helt avgörande. Men även lokaler, att man kan öka och minska ytan som exempelvis krävdes för intensivvården. Försörjning av förbrukningsmaterial krävs även om det är stopp i leveranskedjorna, säger Dag Sjöholm, forsknings- och affärsutvecklare inom certifiering på RISE.

Vissa delar standardiseras – andra svårare

I vissa delar av industrin är produktionen så pass standardiserad att man kunnat ta in helt ny personal, snabbt lärt sig arbetet med hjälp av tydliga visuella instruktioner. En metod som till viss del även har kunnat appliceras inom vård och omsorg, men som kan vara svårare att använda sig av i mer komplexa vårdsituationer. Hur standardiserade lösningar man kan använda sig av, beror till stor del på var i vården de ska appliceras.

– Mycket är extremt standardiserat redan, som vissa vårdförlopp, labbtester och hur vi använder mediciner. Men det är svårt att göra samma sak i interaktionen med en annan människa. Och det är svårt att använda standardinstruktioner i en icke-standardiserad miljö, som i hemtjänsten. Alla hem ser olika ut och varje individ man möter är olik den andra, säger Katrin Skagert.

Skillnader mellan sektorerna

Det finns förstås viktiga skillnader mellan industrins beredskapsarbete och behoven inom vård och omsorg. En sådan är vad som produceras – en slutprodukt från industrin kan man förutsäga hur den kommer att se ut, och gå tillbaka i processen för att göra ändringar.

– Vård är å sin sida en samproduktion mellan patient och brukare, en process som kan vara svår att säga hur den kommer att se ut. Så när vi pratar om flexibilitet så finns det hela tiden inbyggt i varje moment, man behöver hela tiden olika handlingsalternativ, säger Katrin Skagert, och får medhåll av Dag Sjöholm.

­– I industrin är det tvärt om, där ska alla produkter se likadana ut.

En annan skillnad är hur snabbt man kan sätta in personal i produktionen.

– I vården är personalen den viktigaste resursen. Pratar vi om kritisk råmaterialbrist i industrin, så är det personalen som är motsvarande inom vården. Där har vi också en viktig skillnad när vi pratar beredskapsproduktion. Den djupa kunskap som bygger på erfarenhet av att tolka människor i vård och omsorgen är svår att skala upp snabbt, säger Katrin Skagert.

Lär av varandra

Men det finns även lärdomar att dra av industrins omställningstankar. Som att i vården använda sig mer av visuella instruktioner och att se till att vara på plats i verksamheten och kontrollera så att rutiner och instruktioner verkligen fungerar i praktiken.

– Det blev tydligt i beredskapsproduktionen men senare också när skyddsutrustningen skulle använda i praktiken att man behövde justera instruktionerna under tiden. Inom industrin använder man sig ofta av att gå ut och titta tillsammans på exempelvis flöden. Det tror jag att offentlig sektor också behöver göra mer, att de som styr och leder säkrar att olika instruktioner fungerar att följa i praktiken och resonera tillsammans, medarbetare och chefer, hur det justeras utan att riskera smittspridning, som i fallet med Covid-19, säger Katrin Skagert.

I början av pandemin var till exempel instruktionerna kring hur skyddsutrustning skulle användas utformade i sjukvården.

– Samma instruktioner spreds till hemtjänsten som hade helt andra förutsättningar, som var skyddsutrustningen skulle förvaras hos brukaren, vilken plats som fanns att ta av och på den och var den sedan kunde slängas utan att kontaminera något.

RISE spelar en viktig roll

I det arbetet har RISE en viktig roll att spela, då man är med i hela processen – från framtagning av metoder och produkter, CE-märkning till instruktioner kring hur exempelvis skyddsmaterial ska hanteras och sorteras när det är använt.

– En styrka med RISE är att vi kan många verksamheter, från produktionsprocesser och material till vård och omsorg. Det medför att vi har ett nätverk, så att vi kan vara ett stöd som knyter ihop olika funktioner och kompetenser, säger Katrin Skagert.

– Vi är en oberoende part som kan orkestrera det hela. Både själva produktionsomställningen, men vi har även materialkunskapen och i och med att vi är ett certifieringsföretag så kan vi även produktsäkerhet och har möjlighet att ihop med myndigheterna göra snabbspår vid kris, utan att riskerna påverkas negativt, säger Dag Sjöholm.

Det räcker egentligen att ladda ner valfri träningsapp så kommer du inom några minuter att ha stött på det som på svenska kallas för spelifiering (från engelskans gamification). Appen kommer att försöka få dig att träna mer genom att ge dig belöningar när du har klarat vissa mål, till exempel en stjärna när du har gjort din första femkilometersrunda.  

– Enkelt uttryckt är spelifiering när du tillämpar idéer från spel i den vanliga vardagen, det vill säga att man använder spelmekanismer i icke-spel-sammanhang, säger László Sall Vesselényi. 

Direkt feedback skapar positiva känslor

För även om de flesta vet att det är bra i längden att till exempel träna kanske man inte känner sig motiverad just nu, när det är kallt eller regnigt eller stressigt på jobbet. Men med hjälp av spelifiering kan användaren få direkt feedback på att hen gjort något bra, och det i sin tur triggar positiva känslor som skapar en vilja att fortsätta mot målet. 

– Människan är inte bara en informationsvarelse, och om du till exempel läser att något är bra för din hälsa betyder det inte att du automatiskt gör så. Spelifiering kan vara ett bra sätt att stimulera det känslomässiga engagemang som behövs för att beteendet verkligen ska förändras. 

Och det här gäller inte bara i privatlivet, det kan vara minst lika effektivt på en arbetsplats eller i en kundrelation. Men. Samtidigt som spelifiering kan vara ett kraftfullt verktyg kan det fel använt tvärtom skapa negativa effekter. 

– Dåligt genomförd spelifiering kan rentav leda till att det önskade beteendet motverkas. Om du till exempel bakar in en belöning i en aktivitet som tidigare varit obelönad finns risken att människorna helt tappar intresset för aktiviteten om belöningen senare upphör. 

Kartlägger det beteende som behöver förändras 

En annan risk är att ogenomtänkt spelifiering riskerar att belöna fel beteende. För att undvika dessa och andra fallgropar, men också för att få tips och idéer på nya metoder, möjligheter och tekniska hjälpmedel, kan det vara bra att ta hjälp av en expert på speldesign när man ska jobba med spelifiering.   

– Vi som jobbar med det här på RISE hjälper dagligen organisationer som vill lära sig mer om spelifiering och se hur de kan använda det i sin egen verksamhet. 

Bland annat kan forskarna på RISE hjälpa till att identifiera vilket beteende det faktiskt är som behöver förändras, och kartlägga hur det beteendet hör samman med andra och vilka effekter en förändring kan få.  

– Vi kan också hjälpa till att utvärdera om spelifiering är rätt verktyg för just den här organisationen, eller identifiera vilka delar som skulle gynnas av det och var det tvärtom inte passar riktigt lika bra.  

Och i de flesta fall finns det alltid processer eller beteenden som kan stärkas positivt genom spelifiering. 

– Om människor bara nås av information filtrerar de lätt bort den för de kan inte relatera till det, det väcker inget hos dem. Men med hjälp av spelifiering kan vi tillämpa principer som väcker känslor och engagemang och tar förändringen längre än man hade kunnat göra annars.