Sjyst data! hjälper kulturarvsinstitutioner stärka personuppgiftshanteringen
Ett av länsmuseernas många uppdrag är att samla in och bevara privatpersoners berättelser, bilder och minnen för framtiden, vilket då även omfattar insamling och lagring av personuppgifter. Frågor som då uppstår kan vara hur mycket information man behöver be om från den som lämnar in material, vad som händer med uppgifterna och var gränsen mellan GDPR och museilagen går. Det leder till att insamlingen av dessa uppgifter måste ske på ett sätt som skapar förtroende och som är korrekt.
De här frågorna tog RISE i projektet Sjyst data! sig an, i ett nära samarbete med framför allt projektpartners från museisektorn och akademin, för att skapa en mer etisk, begriplig och rättssäker hantering av personuppgifter i digitala sammanhang. Genom praktiska case, juridisk vägledning och kartläggning av datamängder gav Sjyst data! museerna en ökad kunskap och verktyg för hur man skulle hantera insamling och publicering av digitalt material.
Höga trösklar och juridiska gråzoner
Utgångspunkten var en välkänd utmaning i museisektorn. Museer och arkiv samlar ofta in berättelser, bilder och uppgifter direkt från allmänheten, numera i allt högre grad som digitaliserade material, och för att dessa ska kunna användas behöver man också bevara kontexten kring ett föremål eller ett minne vilket görs genom att också addera vissa personuppgifter.
Karolina Hedström, fotoantikvarie och arkivarie på Stockholms läns museum, som var en av Sjyst data!-projektets parter, beskriver hur tröskeln för de som vill bidra med material kan bli hög:
–Vi vill få in så mycket personuppgifter som möjligt för att kunna bevara kontexten – men många tycker det är känsligt. Vi behövde veta hur vi kan samla in utan att skapa onödiga hinder.
Utmaningen omfattade både själva insamlingen och den efterföljande publiceringen, särskilt gråzoner där juridiken inte gav tydliga svar.
Det var här projektet Sjyst data! kom in i bilden, ett samverkans- och innovationsprojekt kring dataskydd och integritet där RISE var koordinator. Genom att kartlägga datamängder och genomföra djupgående juridiska analyser har projektet gett museerna ökad kunskap om vad som krävs för att hantera digitalt material på ett modernt och korrekt sätt.
Användarfokus och begriplighet
Inom Sjyst data! genomförde museerna digitala insamlingar följt av intervjuer med deltagarna. Fokus låg på hur användarna upplevde att lämna ut personlig information, om de kände förtroende för museet och vad som kändes oklart eller oroande. Resultaten ledde till konkreta förbättringar, varav en av de mest värdefulla handlade om något till synes enkelt: språket.
Det visade sig att förändringar av språkbruk kunde ge stora effekter. Genom att omformulera texter och skriva mer begripligt om varför data samlas in, ökade deltagarnas trygghet markant.
–Bara att omformulera texterna på insamlingssidorna gjorde stor skillnad. Vi insåg hur mycket man kan göra genom att skriva mer begripligt om varför vi samlar in och vad som händer med informationen, förklarar Karolina Hedström.
En central del i framgången med projektarbetet har också varit samarbetet med juridikforskare från Lunds universitet. Genom att analysera gränsdragningar mellan olika lagstiftningar har museerna fått en tydligare bild av när insamling och publicering är tillåten och hur personuppgiftsbiträdesavtal bör utformas för att skydda individen.
En annan central del var juridiken kring publicering av personuppgifter. En jämförelse mellan GDPR och museilagen och konstaterade bland annat att viss publicering kan vara tillåten – men att gränsen är otydlig, särskilt vid bilder från demonstrationer eller material där barns integritet berörs.
Behovet av gemensamma riktlinjer
Sjyst data!-projektet har gett museerna ett påtagligt kunskapslyft. Representanter från de tre deltagande museerna vittnar om förbättrade rutiner för digital insamling, ökad förståelse för användarnas perspektiv och tryggare processer för dataöverföring och avtal. Samtidigt är det tydligt att arbetet inte är färdigt. Osäkerhet råder fortfarande kring publicering av känsliga uppgifter, som bilder från demonstrationer eller fotografier på barn. Det är ett område där hela sektorn saknar gemensamma riktlinjer, och där behovet av tydligare vägledning är stort.
–Vi har kommit en bra bit på vägen, men nöten är inte knäckt. Det behövs mer utredning, och hela museisektorn efterfrågar detta, sammanfattar Karolina Hedström.
Vägen framåt stakas ut genom fortsatta samarbeten och initiativ där aktörer som Riksantikvarieämbetet kan spela en nyckelroll i att samordna och sprida kunskap till hela Sveriges kulturarvsinstitutioner.
Om Sjyst data!-labbet
Efter att projektet avslutades har RISE nu etablerat det s k ”Sjyst data!-labbet” som med tvärvetenskaplig expertis och olika tjänster syftar till att stödja organisationer och företag med olika dataskyddsutmaningar, alltifrån tekniska, designrelaterade, juridiska eller etiska. Arbetet i det tidigare Sjyst data!-projektet visar att många utmaningar går att lösa, med bibehållen affärsmässighet – med rätt kombination av användartester, juridisk expertis, designkunnande och en prototypande approach. På det viset hjälper RISE och dess samarbetspartners till att driva innovativ teknikutveckling på ett ansvarsfullt sätt.
Läs mer om projektet Sjyst data!
