Innovationsledning som gör skillnad - så utvecklades det digitala covidbeviset
I november 2022 utsågs Mats Snäll, senior rådgivare vid DIGG, Myndigheten för digital förvaltning, till Årets innovationsledare vid konferensen Innovationsledning för hållbar omställning som arrangerades av RISE och Vinnova. Under pandemin var Mats Snäll och teamet på DIGG ansvariga för att utveckla digital infrastruktur och tjänsten för covidbevis i samarbete med E-hälsomyndigheten. En teknisk innovation som togs fram under extrema omständigheter.
- Vi fick uppdraget i februari 2021 och deadline var 1 juli 2021. Då skulle det finnas en tjänst för digitala covidbevis. Det var ju en extrem tidslinje att jobba utifrån. Men det var bara att hugga tag i arbetet och samla så många smarta människor som möjligt och forma en gemensam målbild. Alla förstod ju syftet med covidbeviset och den digitala infrastrukturen kring det, men ingen visste vad det skulle bli i slutändan eftersom det aldrig tidigare hade gjorts. Det var unikt, berättar Mats Snäll.
Digitalt och agilt arbetssätt
Utvecklingen av covidbeviset (inklusive vaccinationsbevis, tillfrisknandebevis och testbevis) skedde i rekordfart och Sveriges kod har sedan dess använts av flera andra länder i Europa och övriga världen. Över 17 miljoner svenska covidbevis har utfärdats och de bidrog till att öppna upp för resor i Europa och för evenemang i Sverige.
- Vi var en bra bit över hundra personer som arbetade med hela utvecklingen i olika konstellationer. Det var ett fantastiskt projekt med megateam av kompetenser. Vi jobbade digitalt och agilt och det fungerade förvånansvärt bra, förklarar Mats Snäll. Det kan faktiskt ha varit en stor fördel att vi var tvungna att jobba digitalt med tanke på tidspressen, alla beslut gick snabbare.
DIGG fick även i uppdrag att utveckla en lösning så att arrangörer av evenemang i Sverige kunde verifiera sina besökares vaccinationsbevis som en smittskyddsåtgärd. Det gjorde det möjligt att kunna arrangera större evenemang. Appen Vaccinationsbevis verifiering utvecklades och lanserades på två veckor.
- Alla som har skapat appar vet att det tar betydligt längre tid än några få veckor att bara få appen godkänd av plattformarna där de ska finnas tillgängliga. Men vi grejade det också och arbetade efter samma princip som med covidbeviset, dock i mindre skala. Nu i efterhand är det egentligen helt otroligt alltsammans. Vi hann dessutom göra de nödvändiga tester som krävdes av de digitala lösningarna, säger han.
Det är viktigt med öppenhet i alla typer av innovationsprojekt. Som världen ser ut i dag, i ständig förändring, så kan du inte vila på att du känner till allt som har gjorts eller har erfarenheter från andra liknande saker.
Så lyckas du med innovationsledning
Arbetet med covidbeviset och den digitala infrastrukturen var ett unikt projekt. Innovationsledning på distans med så många parter involverade blev en naturlig del av utvecklingen, enligt Mats Snäll.
- Jag har tidigare erfarenhet av innovationsledning på distans och för mig är det ganska enkelt. Ibland blir det ju fel, men det lär man sig av och går vidare. Det är viktigt med öppenhet i alla typer av innovationsprojekt. Som världen ser ut i dag, i ständig förändring, så kan du inte vila på att du känner till allt som har gjorts eller har erfarenheter från andra liknande saker. Det händer så otroligt mycket i samhället och därför är det avgörande med en öppenhet i företaget eller verksamheten. Just för att vara redo när det krävs förändring och innovation, förklarar han.
Innovation som begrepp är dock ganska komplicerat anser Mats Snäll:
- För mig handlar det om att utforska och utveckla idéer till något nytt som ger goda effekter. Innovation är resultatet av en aktivitet. Och det viktigaste är att skapa nya och bra lösningar som ger fantastiska resultat, säger han.
Öppenhet och utrymme
Mats Snäll återkommer till vikten av en välkomnade kultur i verksamheten för att skapa nya idéer och lösningar.
- Ständiga förbättringar eller idélådor har ju alltid varit svårt att implementera på riktigt. Men har du en öppenhet på företaget och kan lämna ett förslag till en chef och diskutera det vidare, då skapar du utrymme för innovation. Det handlar om bra återkoppling från ledare för att gynna processen, säger han.
Det är lätt att vi har en innovationsprocess eller modell och nöjer oss med det, men har du inte tid och möjlighet att genomföra det då är det ingen vits att prata om systematiserad innovation.
Mats Snäll var tidigare innovationschef på Lantmäteriet och har goda erfarenheter från att starta upp innovationsarbete och förnyelse.
- Vi hade en uppgift på Lantmäteriet där vi skulle skapa en struktur för mer systematiserad innovation. Då ställde vi oss frågan: Var hittar vi utrymmet för att göra det? Det är lätt att vi har en innovationsprocess eller modell och nöjer oss med det, men har du inte tid och möjlighet att genomföra det då är det ingen vits att prata om systematiserad innovation. Att få med cheferna i arbetet är också avgörande. Hos Lantmäteriet skapade vi ett innovationsråd där alla chefer med budgetansvar fanns med vilket fungerade bra, berättar han.
Viktigt med engagemang
Företag som satsar på innovationsledning har visat sig gå bättre. Det ökar de anställdas engagemang, företagets anpassningsförmåga stärks, risker hanteras smartare och man agerar snabbare på nya möjligheter.
Nathalie Gustafsson är innovations- och processledare och en av många som arbetar med Innovationsledning på RISE. Hon instämmer i det som Mats Snäll berättar.
- Det är verkligen avgörande att ledningen på företaget eller i verksamheten är engagerad i arbetet med innovation och utveckling för att det ska bli lyckat. Framgångsrikt systematiskt innovationsledningsarbete bygger på att strategi, insikter, processer, samarbete och organisationskultur integreras, säger hon. Via innovationsledningsdialoger hjälper vi på RISE företag, organisationer, offentlig verksamhet och miljöer med att kartlägga innovationsförmågan och samtidigt öka förståelsen för hur man kan arbeta systematiskt med innovation och förbereda sig för att lyckas med sitt innovationsarbete.
Värdefulla erfarenheter
Tillbaka till arbetet med covidbeviset och den digitala infrastrukturen. Ett arbete som blev mycket framgångsrikt och förenklade vardagen för miljontals människor under en stor kris. Men ännu har ingen analys genomförts av arbetet.
- Det vore förstås oerhört värdefullt med en fullständig analys och rapport av arbetet. Kunskaperna och erfarenheterna skulle kunna vara viktiga framåt för hela Sverige och många andra, säger Mats Snäll och fortsätter:
- Det har nog aldrig gjorts ett liknande arbete i privat eller offentlig sektor av den omfattningen. Att göra ett sådant här utvecklingsarbete med det genomslaget och på så kort tid, utan större fel och avvikelser är unikt. Det finns ju anledningar till att det blev så framgångsrikt och det är först nu vi börjar förstå omfattningen av hela arbetet, avslutar han.