Under covid-19-pandemin ställs många resor och fysiska möten in eller skjuts upp. Något som dock oftast inte kan skjutas upp är revisioner av företagens ledningssystem. RISE har ställt om sitt arbete och genomför nu stora delar av revisionerna digitalt vilket innebär att kunderna slipper stå utan certifikat.
Covid-19 påverkar alla branscher. Resor och fysiska möten ställs in eller skjuts upp för att begränsa smittspridningen. Men revisioner kan inte skjutas upp, då riskerar företagen att stå utan certifikat. RISE har ställt om sin verksamhet och genomför nu en stor andel av revisionerna digitalt via olika digitala verktyg.
– Vi har genomfört fjärrevisioner förut. Både delvis och hela revisioner. Då har det framför allt varit som en del av en större revision men sedan covid-19-pandemin blev ett faktum är den främsta orsaken att säkerställa att vi gör vad vi kan för att begränsa smittspridningen, berättar Peter Karlsson som är enhetschef för certifiering ledningssystem på RISE.
RISE ställer om för att möta rådande förutsättningar
RISE genomför personcertifieringar, produktcertifieringar och certifieringar av ledningssystem. Sedan början på mars 2020 har allt fler kunder restriktioner för externa besök vilket innebär att möten med företagets revisorer inte alltid kan genomföras fysiskt. Då ställer RISE om sin verksamhet och erbjuder digitala revisioner.
– Vi genomför revisioner utifrån internationella standarder, ISO-standarder, och våra kunder är allt från internationella storbolag till mindre familjebolag med några få anställda. Alla revisioner ser olika ut beroende på det enskilda bolaget. En del är korta, kanske en halv dag. Andra pågår i flera veckor. Och kunderna finns i hela Sverige, berättar Peter Karlsson.
Vi avgör alltid i samförstånd med kunden om en revision ska genomföras digitalt eller fysiskt
Lika hög kvalitet som revisioner på plats hos kund
Traditionella revisioner innebär intervjuer med ledningsgrupp och flera medarbetare i företaget. En revision kan också innebära redovisning av till exempel olika delar av produktionen eller avfallshanteringen. I en revision krävs det ofta att kunden visar att det de redogör för muntligt också fungerar så i praktiken.
– Vi genomför intervjuer och uppföljningar via till exempel Teams eller någon annan digital app. Kvaliteten på de digitala revisionerna är oftast lika hög som de fysiska revisionerna. Vi avgör alltid i samförstånd med kunden om en revision ska genomföras digitalt eller fysiskt och hittills har vi endast ställt in ett fåtal revisioner sedan utbrottet av covid-19-pandemin. Det är i princip bara företag inom vården som har tvingats att helt ställa in. Och det är ju helt korrekt beslut. De ska inte störas i detta läge, säger Peter Karlsson.
Minskad smittspridning och klimatpåverkan
Det finns många fördelar med fjärrevisioner förutom den självklara begränsningen av smittspridning. Färre resor innebär också att miljöbelastningen blir lägre.
RISE kunder skiljer sig mycket åt och kundernas digitala mognad är också olika.
– De allra flesta har inga problem med att ta digitala möten istället för fysiska men så har vi små kunder som kanske sitter på ett 4Gnät inne i skogen och då kan det vara svårare att genomföra revisioner helt digitalt. Då försöker vi vara flexibla, säger Peter Karlsson.
Covid-19-pandemin har förändrat branschen och RISE har förutsättningarna för att ligga i framkant i förändringen.
– Det finns mycket kunskap inom RISE. Vi är 2800 medarbetare med vitt skilda kompetenser. Med det stödet i ryggen så utvecklar vi vårt erbjudande ytterligare. En kris som Covid-19-pandemin var startskottet och så får vi se vart det bär, avslutar Peter Karlsson.